Personvernerklæring

EasyHours drives av Martin Nielsen, Zollikerstrasse 23, 8008 Zürich, Sveits ("EasyHours", "vi", "oss" eller "vår").

Du kan kontakte oss på Vis e-post ved spørsmål om personvern, supporthenvendelser eller forespørsler om dine rettigheter knyttet til personopplysninger.

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, utleverer og beskytter personopplysninger i forbindelse med EasyHours.

1. Omfang

EasyHours er en tjeneste for tidsregistrering og bemanningsadministrasjon for virksomheter. Den er beregnet på virksomheter og deres autoriserte brukere, som eiere, administratorer, ledere, ansatte og kioskbrukere.

Når et selskap eller en arbeidsgiver bruker EasyHours til å administrere arbeidsstyrkedata, tidsregistreringer, vaktplaner, godkjenninger eller stedsbaserte oppmøtefunksjoner, er det selskapet vanligvis parten som bestemmer hvorfor og hvordan disse arbeidsstyrkedataene brukes. I slike tilfeller behandler EasyHours som regel disse dataene på vegne av kunden.

EasyHours behandler også enkelte opplysninger for egne formål, blant annet kontoadministrasjon, autentisering, sikkerhet, fakturering, support, forebygging av svindel og tjenestekommunikasjon.

2. Personopplysninger vi samler inn

Avhengig av hvordan tjenesten brukes, kan vi samle inn følgende kategorier av personopplysninger:

a. Konto- og profildata

Dette kan omfatte navn, e-postadresse, telefonnummer, språk, land, profilbilde og opplysninger om kontooppsett.

b. Autentiserings- og sikkerhetsdata

Dette kan omfatte engangskoder, verifiseringsstatus, øktdata, data om fornyelsesøkter, installasjonsidentifikatorer, IP-adresse, brukeragent, enhetsmetadata, appversjon og sikkerhets- eller misbruksforebyggende registre.

c. Selskaps- og organisasjonsdata

Dette kan omfatte selskapsnavn, selskapslogo, selskapets land, selskapsinnstillinger, rolletildelinger, eieropplysninger, tilkoblingskoder eller tilkoblingsnøkler og abonnementsstatus.

d. Arbeidsstyrke- og ansettelsesrelaterte data

Dette kan omfatte ansattidentifikatorer, avdeling, start- eller sluttdatoer, rolleinformasjon, innstillinger for arbeidstid, overtidsrelaterte innstillinger og andre personaladministrative opplysninger som kunden legger inn.

e. Tidsregistrerings- og oppmøtedata

Dette kan omfatte inn- og utstemplinger, pauseføringer, manuelle føringer, notater, timelistestatus, godkjenningshistorikk, tidsstempler, tidssoneinformasjon, prosjekt- eller oppgavereferanser og tilhørende revisjonshistorikk.

f. Stedsdata

Hvis stedsbaserte funksjoner er aktivert, kan vi behandle koordinater for innsjekking og utsjekking, stedsrelaterte adresser, selskapets stedsregistre, geofence-innstillinger, tilhørende stedskontekst og geokodingsdata som brukes til å omsette koordinater eller adresser til brukbare kart- eller stedsregistre.

g. Filer og medier

Dette kan omfatte avatarer, selskapslogoer, vedlegg til tidsføringer, filnavn, filstørrelser, lagringsnøkler og tilhørende metadata for objektlagring.

h. Fakturerings- og transaksjonsdata

Dette kan omfatte faktureringskontaktinformasjon, plan- og abonnementsopplysninger, antall seter, betalingsrelaterte metadata, faktureringsinformasjon og skatterelatert informasjon. Betalingskortdata behandles vanligvis av betalingsleverandøren vår i stedet for å lagres av oss.

i. Varslings- og enhetsdata

Dette kan omfatte push-tokener, påminnelsespreferanser, data i varslingsinnboks, leveringsstatus, e-postpreferansedata, administratorvarslingshendelser og leveringsidentifikatorer for mobilplattformer som brukes til Apple- eller Android-pushvarsler.

j. Support- og kommunikasjonsdata

Dette kan omfatte meldinger du sender til oss, supporthenvendelser og annen kommunikasjon knyttet til tjenesten.

3. Kilder til personopplysninger

Vi kan innhente personopplysninger:

• direkte fra deg;
• fra kundeorganisasjonen som opprettet eller administrerer din tilgang til EasyHours;
• fra andre autoriserte brukere innenfor samme kundekonto;
• fra nettleseren, enheten eller operativsystemet ditt;
• fra leverandører av betaling, e-post, kart, lagring, hosting og varslinger; og
• fra sikkerhets- og svindelforebyggende kontroller som utføres i forbindelse med tjenesten.

4. Hvordan vi bruker personopplysninger

Vi bruker personopplysninger til å:

• levere, drifte, vedlikeholde og sikre tjenesten;
• opprette og administrere kontoer og selskapsarbeidsområder;
• autentisere brukere og administrere økter;
• behandle tidsregistrering, timelister, godkjenninger, vaktplaner, fraværsrelaterte registre, rapporter og analyser;
• støtte arbeidsflyter for kiosk og delte enheter;
• aktivere steds- og geofence-funksjoner der de er konfigurert;
• behandle abonnementer, fakturering, skatter og tilhørende administrasjon;
• sende tjenestemeldinger, påminnelser, transaksjons-e-poster og supportkommunikasjon;
• oppdage, forhindre og undersøke svindel, misbruk, feilbruk og sikkerhetshendelser;
• overholde rettslige forpliktelser og håndheve vilkårene våre; og
• forbedre tjenestens pålitelighet, ytelse og brukervennlighet.

5. Rettslige grunnlag

Når personvernlovgivning krever et rettslig grunnlag, bygger vi på ett eller flere av følgende, avhengig av sammenhengen:

• oppfyllelse av en kontrakt eller tiltak som treffes før en kontrakt inngås;
• berettigede interesser, som å drifte en sikker og pålitelig tjeneste, forhindre misbruk, støtte kunder og forbedre tjenesten;
• overholdelse av rettslige forpliktelser; og
• samtykke, der det kreves, for eksempel for visse enhetstillatelser eller ikke-nødvendige informasjonskapsler eller teknologier.

6. Roller som behandlingsansvarlig og databehandler

EasyHours opptrer ikke i én og samme rolle for all behandling.

EasyHours som behandlingsansvarlig

EasyHours opptrer som behandlingsansvarlig for data vi bruker til våre egne forretningsformål, inkludert:

• kontoopprettelse og administrasjon;
• innlogging, autentisering og sikkerhet;
• fakturering, abonnementsadministrasjon og betalingsadministrasjon;
• kundestøtte og tjenestekommunikasjon;
• forebygging av svindel, forebygging av misbruk og etterlevelse av lovkrav; og
• intern tjenesteforbedring og operasjonell administrasjon.

EasyHours som databehandler

EasyHours opptrer som regel som databehandler når en kunde bruker tjenesten til å lagre, administrere eller analysere arbeidsstyrkedata på vegne av kundens organisasjon, inkludert:

• ansattregistre;
• tidsføringer og timelister;
• vaktplaner og godkjenninger;
• vedlegg som lastes opp av kunden eller autoriserte brukere; og
• steds- eller geofence-data som behandles som del av kundekonfigurerte oppmøtearbeidsflyter.

Hvis du er ansatt eller arbeidstaker og opplysningene dine behandles gjennom EasyHours av arbeidsgiveren eller organisasjonen din, er arbeidsgiveren eller organisasjonen din vanligvis det primære kontaktpunktet for spørsmål om disse arbeidsstyrkedataene.

7. Sted og overvåking av arbeidsstyrken

Steds- og geofence-funksjoner er valgfrie produktfunksjoner. Hvis en kunde aktiverer dem, og hvis den relevante brukeren eller enheten gir de nødvendige tillatelsene, kan EasyHours behandle stedsdata i forbindelse med oppmøtearbeidsflyter.

Kunder er ansvarlige for å bruke disse funksjonene lovlig, inkludert å gi eventuelle påkrevde varsler på arbeidsplassen, fastsette egnede interne retningslinjer og sikre at bruken av overvåkings-, oppmøte- og stedsverktøy er i samsvar med gjeldende ansettelses-, arbeids-, arbeidsplass- og personvernlovgivning.

8. Deling av personopplysninger

Vi kan dele personopplysninger med:

a. Den relevante kunden og dens autoriserte brukere

Hvis du bruker EasyHours gjennom en selskaps- eller arbeidsgiverkonto, kan opplysningene dine være synlige for den kunden og for de autoriserte brukerne kunden utpeker, avhengig av kundens konfigurasjon og tillatelser.

b. Tjenesteleverandører og underdatabehandlere

Vi kan dele data med leverandører som hjelper oss med å drifte tjenesten, for eksempel leverandører av:

• hosting, databaseinfrastruktur, objektlagring, sikkerhetskopilagring, katastrofegjenoppretting og tilhørende teknisk drift;
• e-postlevering;
• betalinger, abonnementer, fakturering og faktureringsadministrasjon;
• analyse og måling av produktbruk;
• kart og geokoding;
• pushvarsler; og
• sikkerhet, logging og supportdrift.

Disse leverandørene kan, der det er aktuelt, omfatte:

• Hetzner, som vi bruker til applikasjonshosting, databaseinfrastruktur, objektlagring, sikkerhetskopiering og tilhørende infrastrukturdrift. Vår primære applikasjonsinfrastruktur, database og objektlagring er hostet i Tyskland.
• Backblaze, som vi bruker til sikkerhetskopilagring og sikkerhetskopier knyttet til katastrofegjenoppretting. Vi bruker for tiden Backblaze's EU Central-region for disse sikkerhetskopiene.
• Resend, som vi bruker til levering av transaksjons- og support-e-post. Dette kan innebære behandling av e-postadresser, meldingsinnhold og tilhørende leveringsmetadata.
• Stripe, som vi bruker til betalingsbehandling, abonnementer, fakturering og faktureringsadministrasjon. Betalingskortopplysninger behandles vanligvis direkte av Stripe i stedet for å lagres av oss.
• PostHog, som vi bruker til analyse og måling av produktbruk. Der vi har konfigurert det, kan dette omfatte analyse av nettsted- eller produktbruk. Vi bruker for tiden PostHog's EU-skyregion.
• Google Maps Platform, som vi bruker til kart- og geokodingsrelaterte funksjoner. Dette kan innebære behandling av adresser, koordinater og tilhørende stedsoppslagsdata.
• Apple Push Notification service (APNs), som vi bruker til å levere pushvarsler til Apple-enheter.
• Firebase Cloud Messaging (FCM), som vi bruker til å levere pushvarsler til Android-enheter.
• andre leverandører vi fra tid til annen kan bruke til sikkerhet, logging og operasjonell support.

c. Profesjonelle rådgivere og parter i selskapstransaksjoner

Vi kan dele data med advokater, regnskapsførere, revisorer, forsikringsselskaper eller i forbindelse med en fusjon, et oppkjøp, en finansiering, en restrukturering eller et salg av hele eller deler av virksomheten vår.

d. Utlevering av rettslige grunner eller sikkerhetsgrunner

Vi kan utlevere data der vi med rimelighet mener at utlevering er nødvendig for å overholde lov, forskrift, rettslig prosess, lovlig myndighetsforespørsel eller for å beskytte rettigheter, trygghet eller sikkerhet.

9. Internasjonale overføringer

EasyHours kan behandle personopplysninger i Sveits og i andre land der vi eller tjenesteleverandørene våre opererer.

Vår primære hostinginfrastruktur, database og objektlagring er hostet i Tyskland. Vi bruker for tiden Backblaze's EU Central-region til sikkerhetskopilagring. Noen av de andre tjenesteleverandørene våre kan behandle eller få tilgang til data fra andre jurisdiksjoner avhengig av hvordan tjenestene deres leveres og støttes.

Der gjeldende lov krever det, bruker vi egnede sikkerhetstiltak for internasjonale overføringer, som kontraktsmessige beskyttelser, databehandleravtaler og standard kontraktsklausuler eller lignende anerkjente overføringsmekanismer.

10. Lagringstid

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det med rimelighet er nødvendig for formålene beskrevet i denne personvernerklæringen, inkludert for å levere tjenesten, overholde rettslige forpliktelser, løse tvister, håndheve avtaler, opprettholde sikkerhet og føre egnede forretningsregistre.

Generelt:

• konto- og profildata oppbevares mens den relevante kontoen er aktiv og i en rimelig periode etterpå;
• sikkerhets- og autentiseringslogger oppbevares så lenge det med rimelighet er nødvendig for sikkerhet, forebygging av svindel, feilsøking og revisjonsformål;
• arbeidsstyrke-, tidsregistrerings- og oppmøtedata oppbevares som regel i henhold til kundens instruksjoner og våre kontraktsmessige og rettslige forpliktelser;
• fakturerings- og skatteregistre kan oppbevares i lengre perioder der lov eller regnskapsstandarder krever det; og
• sikkerhetskopier kan bli værende i rullerende sikkerhetskopier i en begrenset periode før de overskrives eller slettes.

11. Informasjonskapsler og lignende teknologier

EasyHours bruker informasjonskapsler og lignende teknologier til formål som:

• autentisering og øktadministrasjon;
• sikkerhet og forebygging av svindel;
• funksjonalitet for kioskøkter;
• språk- eller grensesnittpreferanser;
• tjenestens pålitelighet og tekniske drift; og
• analyse der vi har konfigurert analysefunksjoner.

EasyHours bruker for tiden PostHog til analyserelatert måling. Avhengig av hvordan analyse er konfigurert, kan dette innebære informasjonskapsler eller lignende teknologier som brukes til å måle nettsted- eller produktbruk.

Hvis vi bruker ikke-nødvendige informasjonskapsler eller lignende teknologier der samtykke kreves, vil vi be om slikt samtykke gjennom en egnet samtykkemekanisme og oppdatere denne personvernerklæringen etter behov.

12. Sikkerhet

Vi bruker rimelige tekniske og organisatoriske tiltak som er utformet for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap, misbruk, endring eller utlevering.

Ingen metode for overføring eller lagring er imidlertid helt sikker, og vi kan ikke garantere absolutt sikkerhet.

13. Dine rettigheter

Avhengig av hvor du befinner deg og hvilke lover som gjelder, kan du ha rettigheter knyttet til personopplysningene dine, som retten til å:

• få innsyn i opplysningene dine;
• rette uriktige opplysninger;
• be om sletting av opplysninger;
• protestere mot eller begrense visse behandlinger;
• be om portabilitet for visse opplysninger; og
• trekke tilbake samtykke der behandlingen er basert på samtykke.

For å utøve rettighetene dine, kontakt Vis e-post.

Hvis EasyHours behandler opplysningene dine på vegne av arbeidsgiveren din eller en annen kunde, bør du vanligvis kontakte den organisasjonen først. Vi kan bistå kunden vår med å svare på forespørselen din der det kreves.

14. Klager

Hvis du har en bekymring om hvordan vi håndterer personopplysninger, ber vi deg først kontakte oss på Vis e-post.

Avhengig av hvilken lov som gjelder, kan du også ha rett til å klage til kompetent personvernmyndighet, inkludert Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) eller din lokale tilsynsmyndighet.

15. Barns opplysninger

EasyHours er beregnet på forretningsbruk og er ikke rettet mot barn. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger direkte fra barn gjennom forbrukerrettet bruk av tjenesten.

16. Endringer i denne personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen.

Når vi gjør det, vil vi publisere den oppdaterte versjonen i eller gjennom tjenesten og oppdatere datoen "Sist oppdatert" ovenfor. Vesentlige endringer kan også varsles gjennom tjenesten eller via e-post der det er hensiktsmessig.

17. Kontakt

Martin Nielsen
Zollikerstrasse 23
8008 Zürich
Sveits

E-post: Vis e-post