Loading...
Av EasyHours | 10. april 2025
En guide til å velge det optimale tidsregistreringssystemet som passer til din bedrifts behov
Tags: tidsregistreringssystem, arbeidstidsregistrering, digitalisering, smb
Å velge det riktige tidsregistreringssystemet for din bedrift kan være avgjørende for både effektivitet, medarbeidertilfredshet og overholdelse av lovkrav. Med de mange mulighetene på markedet kan det imidlertid være vanskelig å navigere og finne akkurat den løsningen som passer til deres behov.
I denne artikkelen guider vi deg gjennom prosessen med å velge det optimale tidsregistreringssystemet. Vi ser på de viktigste kriteriene du bør vurdere, typiske fallgruver du skal unngå, og hvordan du finner balansen mellom enkelhet og funksjonalitet. Uansett om dere er en liten bedrift som skal i gang med tidsregistrering for første gang, eller en større organisasjon som ønsker å oppgradere deres nåværende system, får du her konkrete råd til å ta det riktige valget.
Å velge det riktige tidsregistreringssystemet fra starten er avgjørende av flere grunner. For det første er arbeidstidsregistrering ikke lenger et valg, men et lovkrav: Siden 1. juli 2024 skal alle arbeidsgivere registrere medarbeidernes arbeidstid. Det riktige systemet hjelper din bedrift med å overholde loven uten unødvendig mas, fordi det sikrer pålitelig registrering og oppbevaring av data.
For det andre handler det om langsiktig effektivitet. Hvis du investerer i et godt system nå, unngår du å måtte skifte senere – en prosess som kan være tidkrevende og dyr. Et velfungerende system gir deg raskt oversikt over timer, gjør lønnsbehandling enklere og frigjør tid til viktigere oppgaver.
Til slutt er brukervennlighet en enorm faktor: Velger du et system som dine ansatte enkelt kan bruke (gjerne en enkel tidsregistrering via en app eller web), øker du sjansen for at alle registrerer sin tid korrekt. Det skaper bedre data og mindre frustrasjon. Kort sagt, det riktige valget fra start gir ro i magen, fordi du både er i compliance og får en løsning som fungerer i hverdagen.
Tips: Hvis dere er helt nye innen digital tidsregistrering, kan dere lese vår guide om 5 trinn for å komme i gang med tidsregistrering for å få en plan for implementeringen. Her får dere hjelp til å komme godt i gang med deres nye system.
Når din bedrift skal velge et nytt tidsregistreringssystem, er det en rekke viktige kriterier å vurdere. Her gjennomgår vi syv sentrale punkter som kan hjelpe dere med å ta det riktige valget:
Brukervennlighet: Systemet skal være lett å bruke for alle ansatte – uansett teknisk nivå. En intuitiv løsning med et enkelt design sikrer at arbeidstidsregistrering blir en enkel del av hverdagen og ikke en tidstyv. Tenk over om systemet finnes på norsk, om menyene er oversiktlige, og om det er lett å lære. Jo mer brukervennlig, desto større sannsynlighet for at alle faktisk bruker det korrekt hver dag.
Pris: Vurder både anskaffelsespris og løpende kostnader. For en SMB kan budsjettet være begrenset, så det gjelder å finne en løsning som oppfyller deres behov uten å sprenge banken. Husk at den billigste løsningen ikke alltid er den beste – hvis et billig system mangler viktige funksjoner eller er vanskelig å bruke, kan det ende opp med å koste mer i tidsspill og frustrasjon. Sammenlign priser på forskjellige løsninger, og vær oppmerksom på om prisen er per bruker, per måned, eller eventuelt en engangslisens.
Mobiltilgang: I dag foregår mye arbeid på farten eller utenfor kontoret. Sørg for å velge et system med en app for tidsregistrering eller en mobilvennlig nettside, slik at medarbeiderne kan registrere tid fra smarttelefonen eller nettbrettet sitt. Mobiltilgang gjør det enkelt for ansatte å "stemple inn og ut" uansett om de er på kontoret, hjemme eller på kundebesøk. Det øker sjansen for at tiden blir registrert i sanntid og korrekt, fremfor at man må huske det senere.
Datalagring og sikkerhet: Et tidsregistreringssystem må oppbevare dataene deres forsvarlig. I henhold til lovkravene skal opplysninger om arbeidstid lagres i opptil flere år, så systemet bør kunne håndtere langvarig datalagring. Undersøk hvor data lagres – er det i skyen på en sikker server? – og om leverandøren lever opp til GDPR og andre sikkerhetsstandarder. Dere vil ha et pålitelig system som ikke mister data, og som beskytter medarbeidernes personlige opplysninger.
Rapportering: Gode rapporteringsmuligheter er et must. Dere må enkelt kunne trekke ut rapporter om arbeidstid for en gitt periode, både for å sjekke compliance (f.eks. overholdelse av 48-timers regelen) og for å bruke data til lønn, fakturering eller produktivitetsanalyser. Velg et system hvor dere med få klikk kan generere oversiktlige rapporter over medarbeidernes timer, overtid, ferie, osv. Bonus er hvis dere kan tilpasse rapportene eller eksportere data til Excel/PDF etter behov.
Støtte og hjelp: Teknologi skal gjerne fungere, men det er viktig å ha hjelp for hånden hvis det oppstår spørsmål eller problemer. Sjekk hvilken støtte som tilbys: Er det norsk støtte? Telefonstøtte, chat eller e-post? Hvor raskt svarer de? Spesielt i starten kan dere få bruk for litt ekstra hjelp til oppsett eller bruk av systemet. En leverandør med god kundeservice kan gjøre hele forskjellen på om implementeringen blir en positiv opplevelse. Les eventuelt anmeldelser fra andre kunder om støtteopplevelsen.
Integrasjon med andre systemer: Tidsregistrering fungerer sjelden isolert. Det kan spare dere for mye manuelt arbeid hvis systemet kan integreres med deres andre systemer – for eksempel lønnssystem, økonomisystem eller prosjektstyringsverktøy. Med en god integrasjon kan registrerte timer automatisk overføres til lønnsutbetaling eller fakturering, slik at dere slipper dobbel innføring. Vurder programmene dere allerede bruker i virksomheten, og undersøk om tidsregistreringssystemet kan kommunisere med dem. Det gir en mer strømlinjeformet arbeidsflyt og færre feil.
Når virksomheter skal velge tidsregistreringssystem for første gang, ser man noen typiske feil gå igjen. Her er noen fallgruver og råd for å unngå dem:
Å fokusere for ensidig på pris: Selvfølgelig skal økonomien henge sammen, men pass på med bare å gå etter den billigste løsningen. En typisk feil er å velge et gratis eller svært billig system som viser seg å være tungvint å bruke eller mangler vitale funksjoner. Løsningen er å ta helhetsbildet med i betraktningen – vær villig til å betale for kvalitet hvis det sparer tid og bry i lengden.
Å velge et for komplekst system: Noen bedrifter ender opp med et altfor avansert system fordi de tenker "jo flere funksjoner jo bedre". Men hvis systemet er for omfattende, kan det virke skremmende eller uoversiktlig for brukerne. Resultatet blir at ansatte kanskje unnlater å bruke alle de fancy funksjonene – eller enda verre, unngår systemet helt. Unngå denne feilen ved å matche systemets kompleksitet med deres reelle behov. Ofte er en enklere løsning det beste for mindre bedrifter (mer om dette nedenfor).
Ikke å involvere de ansatte: Det er en stor feil å ta valget på et lukket kontor uten input fra dem som skal bruke systemet daglig. Hvis de ansatte føler at et nytt system blir "trukket ned over hodet på dem", kan det oppstå motstand. Du unngår dette ved å involvere de ansatte tidlig i prosessen – for eksempel ved å få tilbakemelding på brukervennlighet under en gratis prøveperiode. På den måten får du deres buy-in, og de føler eierskap til løsningen.
Ingen prøveperiode eller test: Å kjøpe katta i sekken er risikabelt. En typisk bommert er å rulle ut et system uten først å ha testet det ordentlig. Heldigvis tilbyr de fleste leverandører en gratis prøve eller demo. Benytt den! La et par ansatte prøve systemet i praksis i en uke eller to. Da oppdager dere eventuelle utfordringer før dere har bundet dere for mye. Testperioden gir også mulighet til å justere oppsettet, lage instrukser og sikre at dere har valgt riktig før endelig investering.
Å glemme fremtiden: Kanskje har dere bare få ansatte nå, men hva med om et par år? En feil er å velge en løsning som ikke kan skaleres eller tilpasses bedriftens utvikling. Vurder derfor også fremtidige behov: Kan systemet håndtere hvis dere dobler antall ansatte? Kan nye funksjoner kjøpes til hvis behovene vokser? Ved å tenke fremover sikrer dere at systemet kan følge med deres bedrift og dere unngår å måtte skifte igjen om kort tid.
Ved å være oppmerksom på disse punktene kan dere navigere unna de verste fallgruvene. Det handler om å være realistisk, ta seg tid til å undersøke markedet, og involvere dem som skal bruke løsningen. Da står dere sterkere i deres valg av tidsregistrering fra start.
Markedet byr på alt fra helt enkle apper til svært avanserte tidsregistreringssystemer. Men hvilken type passer best til en mindre eller mellomstor bedrift?
Oftest får små bedrifter mest verdi ut av enkle systemer. En enkel løsning fokuserer på det essensielle – enkel tidsregistrering av arbeidstid – uten en masse ekstra (og potensielt forvirrende) funksjoner. Det betyr typisk lavere kostnader, raskere implementering og en mer brukervennlig opplevelse. Medarbeiderne kan raskt lære systemet å kjenne, og dere kommer raskt i gang med å registrere tid korrekt.
De mer komplekse løsningene henvender seg ofte til store bedrifter med komplekse behov: De kan inkludere alt fra prosjektstyring, vaktplanlegging, HR-moduler, integrasjon til mange forskjellige systemer, osv. Det kan være fristende å velge en "Rolls Royce"-løsning, men for en liten bedrift kan det føles som å skyte spurv med kanoner. Dere risikerer å betale for funksjoner dere aldri får brukt, og systemet kan være vanskeligere å vedlikeholde.
Derfor: Vær ærlig om deres behov. Hvis dere primært har behov for å holde styr på komme/gå-tider og sikre at ingen arbeider for mye, så er en enkel tidsregistreringsløsning sannsynligvis tilstrekkelig. Dere kan alltid oppgradere senere hvis behovet oppstår. Start enkelt – det viktigste er at dere kommer i gang med arbeidstidsregistrering, får oppfylt lovkravene og får de fordelene som digital tidsregistrering gir i hverdagen.
(Les eventuelt vår artikkel om fordeler ved en digital løsning for å se hva dere konkret får ut av å droppe papir og Excel.)
Å velge det riktige tidsregistreringssystemet krever litt forarbeid, men det betaler seg raskt tilbake i form av enklere administrasjon, gladere medarbeidere og sikker compliance med arbeidsmiljøloven. Tenk langsiktig og finn en løsning som passer til deres virksomhet både i dag og i morgen. Når dere har vurdert kriterier som brukervennlighet, pris, mobiltilgang, datalagring, rapportering, support og integrasjon – samt unngått de typiske fallgruvene – er dere godt rustet til å ta den riktige beslutningen.
Og hva så nå? Hvis dere leter etter et enkelt og effektivt tidsregistreringssystem, er EasyHours et opplagt valg. EasyHours oppfyller alle de nevnte kriteriene på en brukervennlig måte og er utviklet med SMBers behov for øye. Start din gratis prøveperiode hos EasyHours.no i dag, og opplev hvor enkelt det kan være å holde styr på arbeidstiden – så er dere raskt i gang og fullt ut compliant uten besvær. Vi står klare til å hjelpe dere godt fra start!