Loading...
Av EasyHours | 3. april 2025
En lettfattelig guide til hvordan du kan komme i gang med arbeidstidsregistrering i din bedrift
Tags: arbeidstidsregistrering, lovkrav, eu-regler, arbeidstid, hviletid, tidsregistrering, norsk lovgivning
Fra 1. juli 2024 trer ny EU-lovgivning i kraft, som gjør systematisk registrering av arbeidstid lovpålagt for alle arbeidsgivere. Det betyr at alle bedrifter – store som små – må registrere medarbeidernes daglige arbeidstid. Hvis du driver en liten eller mellomstor bedrift, tenker du kanskje at det høres uoverkommelig ut med ekstra administrasjon. Bare rolig – det trenger ikke være vanskelig å komme i gang med arbeidstidsregistrering. I denne guiden forklarer vi hvorfor det er viktig å starte nå, og viser 5 enkle trinn for å innføre tidsregistrering i din bedrift uten stress eller juridisk sjargong.
For mer bakgrunn om de nye reglene kan du lese vårt introduksjonsinnlegg om lovkravet, og har du spørsmål, finner du svar i vår FAQ-artikkel. Her fokuserer vi på praktiske trinn som gir deg ro i magen og sikrer at din bedrift raskt overholder den lovpålagte arbeidstid-registreringen.
Å komme raskt i gang med arbeidstidsregistrering er viktig av flere grunner. For det første skal bedriften din ifølge loven ha et system for tidsregistrering på plass senest 1. juli 2024. Jo tidligere dere starter, desto mer tid har dere til å finne den riktige løsningen og venne dere til de nye rutinene før fristen. For det andre unngår dere stress og panikk opp mot deadline – ved å være i god tid sikrer dere at alt fungerer, og at dere overholder reglene, slik at dere slipper potensielle bøter eller påtaler. Les mer om lovkravene til tidsregistrering for å få full oversikt.
I tillegg gir en tidlig start ro og oversikt. Dere kan trinn for trinn implementere arbeidstidsregistreringen og justere underveis, i stedet for å kaste dere ut i det i siste øyeblikk. Til slutt kan en god løsning for tidsregistrering også gi positive sidegevinster: bedre oversikt over arbeidstimer, mer rettferdig fordeling av oppgaver og sikkerhet for at ingen jobber for mye. Kort sagt – det kan faktisk være til nytte for både bedriften og de ansatte.
Nedenfor går vi gjennom fem konkrete trinn som hjelper dere raskt og enkelt i gang med arbeidstidsregistrering i praksis.
Første trinn er å sette deg inn i nøyaktig hva den nye loven krever. Helt kort betyr loven at alle ansattes daglige arbeidstid skal registreres på en pålitelig og tilgjengelig måte. Hver dag skal det altså registreres hvor mange timer (og minutter) den enkelte har jobbet. Du trenger ikke registrere når på dagen arbeidet er utført, bare den samlede daglige arbeidstiden. Dette er viktig kunnskap, da det gjør oppgaven mer overkommelig – har en ansatt for eksempel jobbet sine normale 7,5 timer, så er det dét som skal noteres.
Sørg for å informere deg om detaljene i lovkravet: Hvem i deres bedrift som er omfattet (typisk alle ansatte, bortsett fra f.eks. toppledere og selvstendig næringsdrivende eiere), og om det er særlige regler dere må ta hensyn til i deres bransje. Du trenger ikke å bli ekspert i juss, men få et overordnet overblikk. Vårt introduksjonsinnlegg dekker lovens hovedpunkter i lett språk, hvis du vil ha det fulle bildet. Med denne kunnskapen i bagasjen er du klar til neste skritt.
Nå som du kjenner kravene, skal du velge hvordan dere vil registrere arbeidstid. Loven stiller ingen spesifikke krav til systemet – det kan være alt fra et enkelt Excel-ark eller en notatbok til et digitalt tidsregistreringssystem. For en mindre bedrift er det imidlertid en fordel å velge en enkel, digital løsning. Et digitalt verktøy (f.eks. en app eller online system) gjør arbeidstidsregistrering lekende lett i hverdagen og minimerer risikoen for feil og glemte registreringer.
Vurder hva som passer dere best: Skal det være helt enkelt, eller ønsker dere ekstra funksjoner som rapporter eller automatisk påminnelse? Det viktigste er at systemet er brukervennlig for deg og dine medarbeidere. I praksis betyr det at alle enkelt skal kunne registrere sine timer – gjerne på få klikk. En dedikert tidsregistreringsapp som f.eks. EasyHours er utviklet spesifikt for å gjøre tidsregistrering enkelt og oppfylle lovkravene uten besvær. Uansett hva dere velger, så tenk langsiktig: velg et system dere også kan bruke om et par år, slik at dere ikke må skifte igjen. Husk også å sikre at systemet oppbevarer data forsvarlig (lovkravet sier at registreringene skal lagres i flere år), og at hver medarbeider kan få tilgang til sine egne registreringer. Alt dette håndterer de fleste moderne tidsregistreringssystemer automatisk.
Når dere har valgt deres løsning til arbeidstidsregistrering, er det neste steget å få laget interne retningslinjer for hvordan dere bruker den. Det høres kanskje formelt ut, men det kan holdes helt enkelt. Ideen er bare å sikre at alle vet hvordan og når de skal registrere sin arbeidstid, og hva som eventuelt skjer hvis man glemmer det.
Start med å fastlegge hvordan dere registrerer: Skal medarbeiderne registrere nøyaktig hver dag, eller samler dere opp ukentlig? (Det anbefales å gjøre det minst ukentlig, så ingen skal forsøke å huske en hel måneds timer fra hukommelsen). Hvis dere har medarbeidere med fast arbeidstid hver dag, kan dere vurdere å la dem nøye seg med å registrere avvik – det vil si at en normal arbeidsdag ikke krever aktiv registrering, men hvis de for eksempel går tidlig eller arbeider over, så registrerer de den endringen. Dette gjør det ekstra lett for alle parter, da man ikke trenger å registrere "samme tid som alltid" hver dag.
Noter også hvem som har ansvar for hva: Skal hver medarbeider selv rapportere sine timer (typisk ja), og er det en person – for eksempel en administrator eller leder – som løpende kontrollerer at registreringene er på plass? Vurder hvordan dere vil håndtere det hvis noen glemmer å registrere: kanskje en vennlig påminnelse i starten fremfor strenge konsekvenser. Formålet er ikke å straffe, men å få alle inn i en god rutine. Sørg for å skrive disse retningslinjene ned og del dem med teamet (det kan være et kort dokument eller e-post). Da er alle på samme side, og dere har samtidig dokumentasjon for at dere har iverksatt de nødvendige tiltakene (som også er en del av lovkravet).
Nå som systemet og de interne retningslinjene er på plass, skal de ansatte involveres. Det er avgjørende å få dem godt med fra start, da arbeidstidsregistrering i praksis jo er noe de selv skal gjøre i hverdagen. Planlegg en kort introduksjon: fortell hvorfor dere innfører tidsregistrering (f.eks. "Det er nå et lovkrav, og det skal sikre et godt arbeidsmiljø og korrekte oppgjør av arbeidstid – ikke fordi vi vil overvåke dere"). Det er viktig å kommunisere at formålet er positivt og ikke et uttrykk for mistillit. Når de ansatte forstår at tidsregistrering gagner dem selv (f.eks. sikrer korrekt lønn for overtid og overholdelse av hviletidsregler), vil de være mer motiverte.
Gi en praktisk demonstrasjon av det valgte systemet: Vis hvordan man registrerer sin arbeidstid steg for steg. Dette kan gjøres på et felles møte eller via en liten guide. Sørg for at alle får mulighet til å prøve systemet – kanskje lag en øvelse hvor alle registrerer "i dag" sammen, så dere er sikre på at det fungerer på alles telefoner eller datamaskiner. Vær også klar til å hjelpe dem som evt. ikke er så teknisk sterke; heldigvis er de fleste tidsregistreringsverktøy ganske intuitive.
Avtal også at dere i starten følger opp hyppig – f.eks. kan dere etter den første uken kort vende om alle har fått registrert sin tid, og om det er spørsmål eller problemer. Den innledende treningen og dialogen skaper trygghet. Når først de ansatte opplever hvor enkelt det er å registrere arbeidstiden (spesielt med et godt system), vil det raskt bli en naturlig del av arbeidsdagen.
Nå er dere klare til å gå i gang for alvor. Sett en startdato for når den løpende arbeidstidsregistreringen trer i kraft – for eksempel fra neste mandag eller den 1. i kommende måned. Gjør det klart at fra den dagen av skal alle relevante medarbeidere begynne å registrere arbeidstiden sin etter deres nye praksis. Det kan være en god idé å starte litt før det faktisk blir lovpålagt, slik at dere har en tilpasningsperiode. På den måten kan dere rekke å oppdage og løse eventuelle småproblemer før det for alvor gjelder.
I de første par ukene etter oppstart bør dere følge opp løpende. Hold øye med om alle får registrert som de skal. Det kan skje at noen glemmer det i starten – send gjerne en vennlig påminnelse, eller ta en rask prat hvis en medarbeider har glemt å registrere flere dager. Ofte kan automatiske påminnelser i systemet også hjelpe (hvis deres løsning har den funksjonen). Bruk oppfølgingsperioden til å justere prosessene deres: Hvis dere oppdager at noe i retningslinjene er uklart eller upraktisk, så tilpass det. Kanskje viser det seg at ukentlig registrering passer bedre enn daglig for dere – eller omvendt, at det er enklest å gjøre det hver dag etter arbeidstid. Ikke vær redde for å justere, så lenge dere holder dere innenfor lovens rammer (husk, minimumskravet er som sagt at hver dags arbeidstid blir registrert, på den ene eller andre måten).
Etter hvert som arbeidstidsregistreringen kjører, vil det bli en rutine for alle. Sørg for å anerkjenne det – ros f.eks. teamet for å ha tatt den nye prosessen i bruk. Dere kan nå føle dere sikre på at dere overholder de lovpålagte kravene og samtidig har skapt transparens rundt arbeidstid. Skulle myndighetene eller andre noen gang spørre om deres tidsregistrering, kan dere trygt vise frem at dere har kontroll på det.
Implementering av arbeidstidsregistrering trenger slett ikke være så uoverkommelig som det kanskje høres ut ved første øyekast. Ved å følge disse fem trinnene – forstå kravet, velg en enkel løsning, lag klare retningslinjer, involver medarbeiderne og kom godt i gang – kan selv en liten bedrift raskt få kontroll på den lovpålagte registreringen av arbeidstid. Nøkkelen er å ta det steg for steg og velge en løsning som gjør det enkelt for dere alle.
Klar for en enkel løsning? EasyHours.no er utviklet nettopp for å hjelpe små og mellomstore bedrifter i gang med arbeidstidsregistrering på få minutter. Med EasyHours får dere et brukervennlig system for tidsregistrering, som oppfyller alle lovkrav – uten unødvendig mas. Prøv EasyHours gratis i 30 dager, og opplev hvor enkelt det kan være å gjøre arbeidstidsregistrering til en integrert del av hverdagen deres. Da er dere i trygge hender, og dere kan fokusere på det som er viktig for dere, vel vitende at tidsregistreringen fungerer effektivt og korrekt i bakgrunnen. Kom godt i gang i dag – og få kontroll på arbeidstiden med et smil!