Loading...
Av EasyHours | 5. april 2025
En praktisk guide til de nye kravene om arbeidstidsregistrering for norske virksomheter
Tags: arbeidstidsregistrering, lovkrav, smb, tidsregistrering
Den 1. juli 2024 trådte en ny lov i kraft, som krever arbeidstidsregistrering for alle ansatte i Norge. Spesielt for små og mellomstore virksomheter kan det virke overveldende plutselig å måtte registrere arbeidstid daglig. Hva innebærer de nye tidsregistreringskravene, og hvordan kommer man i gang?
Bare rolig – i dette blogginnlegget besvarer vi de mest vanlige spørsmålene om registrering av arbeidstid på et klart og betryggende språk uten juridisk eller teknisk sjargong.
Vi gjennomgår emner som: Hvem skal registrere tid? Hvordan skal arbeidstid registreres? Hva med hjemmearbeid? Hva er en selvtilrettelegger? Hvordan skal data oppbevares? og Hvilke systemer kan brukes? Til slutt får du også et tips til en enkel løsning, som sikrer at din virksomhet lever opp til alle arbeidstidsregler uten besvær.
Kort fortalt: Alle arbeidsgivere og ansatte er omfattet av kravet om arbeidstidsregistrering. Uansett om din virksomhet er stor eller liten, og uansett om de ansatte er heltid, deltid, i fleksjobb eller timelønnede, skal deres arbeidstid registreres daglig. Selv en ansatt som bare arbeider et par timer i uken, skal registrere sine timer.
Det er kun få mulige unntak. Toppledere (f.eks. en administrerende direktør som juridisk ikke betraktes som "arbeidstaker") kan falle utenfor kravet. I tillegg finnes begrepet "selvorganiserende" – ansatte i spesielle stillinger med høy grad av autonomi. Disse kan unntas fra registrering, men det krever spesifikk avtale (se mer om selvorganiserende lenger ned). For de aller fleste bedrifter vil dette imidlertid ikke være aktuelt, så regn med at alle ansatte må registrere sin arbeidstid.
Den nye loven krever at dere registrerer hver ansatts totale arbeidstid for hver dag. Det vil si antall timer den enkelte har arbeidet på en gitt dag. Dere trenger ikke notere nøyaktig når på dagen arbeidet er utført (møtetid og sluttidspunkt er ikke påkrevd) – bare hvor mange timer som er arbeidet totalt den dagen. Hvis en ansatt f.eks. arbeider 7 timer på kontoret og senere 1 time hjemme om kvelden, skal dagen registreres som 8 timer totalt.
Hvem utfører registreringen, og hvor ofte? Det mest normale er at den ansatte selv registrerer sine timer, f.eks. via et tidsregistreringssystem eller et timeskjema. Loven sier ikke noe om hvor ofte det skal skje – det kan være daglig, ukentlig eller etter hver avsluttede oppgave, alt etter hva som gir mening i deres bedrift. Det viktige er at registreringene er pålitelige. Det anbefales å føre tiden løpende (helst daglig eller tett på), mens det fortsatt er friskt i hukommelsen, slik at dere unngår feil. Som arbeidsgiver kan det være en god idé å lage noen enkle interne retningslinjer for hvordan og når ansatte skal registrere sin arbeidstid, slik at alle gjør det korrekt og konsekvent.
Hva skal registreres som arbeidstid? Det er kun den faktiske arbeidstiden som skal registreres. Pauser som er selvbetalte (altså hvor arbeidstakeren ikke får lønn og ikke står til disposisjon for arbeid), skal ikke telles med. Til gjengjeld skal alle arbeidstimer registreres – også selv om de eventuelt er overtid uten ekstra lønn eller arbeid utført på skjeve tidspunkter. Lønnen eller betalingens art er uten betydning for registreringen – det avgjørende er om tiden brukes på arbeid.
Gjelder kravet også ved hjemmearbeid? Ja – hjemmearbeid skal registreres på lik linje med arbeid på arbeidsplassen. Hvis en arbeidstaker arbeider fra hjemmekontoret en dag eller tar et par timer ekstra om kvelden hjemme, skal disse timene legges til den aktuelle dagens samlede arbeidstid. Den nye loven skiller ikke mellom hvor arbeidet utføres; det viktige er at alle dagens arbeidstimer kommer med i registreringen.
Det er verdt å merke seg at reglene om hviletid er litt fleksible ved lejlighedsvis hjemmearbeid. Normalt sier 11-timers regelen at en arbeidstaker skal ha 11 sammenhengende timers hvile innen hver 24 timer. Hvis en arbeidstaker frivillig arbeider litt hjemme om kvelden (utover normal arbeidstid), teller disse timene naturligvis med som arbeid, men det betraktes ikke som et brudd på hviletidsreglene – forutsatt at det er lejlighedsvis og tilrettelagt av arbeidstakeren selv. Med andre ord trenger dere ikke bekymre dere for å overskride hviletidsloven hvis en ansatt av og til velger å arbeide senere hjemmefra. Er hjemmearbeid derimot en fast eller vesentlig del av jobben, gjelder de vanlige hviletidsreglene som normalt. Uansett skal all arbeidstid registreres, uavhengig av om den foregår på kontoret, i marken eller hjemme.
"Selvtilrettelegger" er et begrep fra arbeidstidsreglene som dekker visse medarbeidere i stillinger med en svært høy grad av frihet til selv å tilrettelegge sitt arbeid. En medarbeider anses for å være selvtilrettelegger hvis vedkommende enten selv fullstendig kan bestemme når arbeidet utføres, eller hvis arbeidstiden ikke kan måles eller fastsettes på forhånd på grunn av jobbens karakter. Typisk vil det dreie seg om ganske få personer, f.eks. noen toppledere eller spesialister som ikke har en fast rutine eller møtetid og i praksis selv disponerer over sin tid.
For at en medarbeider reelt kan unntas som selvtilrettelegger, må det avtales og fremgå eksplisitt av ansettelseskontrakten. Hvis en person er klassifisert som selvtilrettelegger, betyr det at vedkommende kan unntas fra kravet om tidsregistrering (og de er som regel også unntatt fra visse deler av hviletidsreglene og 48-timers grensen). Viktig: Selvtilrettelæggere er unntaket som bekrefter regelen. Langt de fleste medarbeidere er ikke selvtilrettelæggere. Med andre ord bør dere kun bruke dette unntaket i helt spesielle tilfeller. Hvis dere er i tvil om en bestemt stilling kan anses som selvtilretteleggende, må det foretas en konkret vurdering – og som nevnt krever det en avtale på skrift. For de fleste virksomheter vil alle ansatte måtte registrere arbeidstid helt normalt.
Hvor lenge og hvordan skal vi oppbevare registreringene? Dere skal oppbevare dokumentasjonen for registrert arbeidstid i minst 5 år. Dette kravet betyr at de daglige timesedlene eller dataene i deres system må kunne hentes frem selv mange år senere. I tillegg skal medarbeideren ha tilgang til sine egne registrerte data. Både nåværende og tidligere ansatte har rett til å få opplysning om hvor mye de arbeidet i en gitt periode, selv opptil fem år tilbake i tid.
For praktisk håndtering betyr det at deres tidsregistreringsdata må oppbevares sikkert og strukturert. Bruk et system eller en metode hvor data ikke kan endres i smug eller gå tapt. Dere bør også sikre dere at dere kan utlevere eller vise en medarbeider alle sine registreringer for de siste 5 årene, hvis vedkommende ber om det. Hvis systemet er svært vanskelig å trekke data ut fra, kan det være et problem – medarbeiderens tilgang til opplysningene må være "tilgjengelig" i praksis.
Husk dessuten å behandle registreringene fortrolig, da de kan inneholde personsensitive opplysninger om medarbeideres arbeidstid og eventuelt fravær. Følg gjerne vanlige retningslinjer for persondata/GDPR, f.eks. sørg for at kun relevante personer har tilgang til data, og slett opplysningene når oppbevaringsperioden utløper. Men som utgangspunkt: ha en løsning som automatisk lagrer alle arbeidstidsregistreringer i minimum fem år, og gjør det mulig å finne dem igjen per medarbeider etter behov.
Skal vi investere i et dyrt digitalt system? Ikke nødvendigvis – loven gir dere metodefrihet til å velge et tidsregistreringssystem, så lenge det oppfyller kravene om å være "objektivt, pålitelig og tilgjengelig." Det vil si at systemet må kunne måle den samlede daglige arbeidstiden presist (objektivt), man må kunne stole på dataene (pålitelig), og både arbeidsgiver og medarbeider må kunne få tilgang til informasjonen (tilgjengelig).
I praksis kan tidsregistrering utføres på mange måter. Det kan være helt enkelt, f.eks. et stykke papir eller et regneark hvor medarbeideren skriver ned sine timer. Det kan også være et elektronisk stempelur, et prosjektstyringsverktøy med timeføring eller en dedikert tidsregistrerings-app. Det er ikke krav om at det må være digitalt – en fysisk notatbok eller en e-post med dagens timer kan i prinsippet gjøre det. Men i virkeligheten vil en digital løsning ofte være en stor fordel. Digitale systemer kan automatisk sikre at data lagres forsvarlig i 5+ år, de kan beskytte mot feil og juks (f.eks. ved å låse tidligere registreringer), og de gjør det lettere å gi medarbeiderne innsikt i sine egne timer.
Uansett hva dere velger, så sørg for at systemet passer til hverdagen deres. Har dere få ansatte og en enkel drift, kan dere kanskje klare dere med et enkelt skjema. Har dere mange ansatte eller skiftende arbeidstider, kan et digitalt tidsregistreringssystem spare dere for mye tid og besvær. Vurder også integrasjon med lønnssystemet eller vaktplaner, hvis det er relevant – noen systemer kan registrere arbeidstid automatisk ut fra f.eks. innlogginger eller adgangskort, men det er ikke et krav.
Tips: Det viktigste er at løsningen deres oppfyller lovkravene. Dere kan lese mer om fordeler og ulemper ved ulike metoder i vår artikkel om fordeler ved digital tidsregistrering. Har dere behov for hjelp til å komme i gang, kan dere også følge guiden med de 5 trinnene for å innføre arbeidstidsregistrering i bedriften.
Å skulle innføre arbeidstidsregistrering behøver ikke være vanskelig. EasyHours.no er et godt eksempel på en løsning som gjør det enkelt å overholde alle lovkravene. Med EasyHours kan de ansatte registrere arbeidstiden sin raskt (også via mobil), og systemet sørger automatisk for at alle data lagres sikkert i 5 år. Samtidig har både ledelse og ansatte alltid tilgang til de nødvendige opplysningene. EasyHours er designet spesifikt for å være enkelt, pålitelig og fullt ut lovpålagt, slik at dere kan fokusere på virksomheten deres i stedet for administrasjon.
Kunne du tenke deg å prøve det i din virksomhet? Besøk EasyHours.no for å lese mer og kom i gang med en gratis prøveperiode. La EasyHours hjelpe dere med å gjøre arbeidstidsregistrering enkelt, effektivt og compliant – da er dere i forkant av de nye kravene uten unødvendig ekstra arbeid. ✅