Loading...
Av EasyHours | 3. april 2025
En guide til fordelene med digital tidsregistrering
Tags: arbeidstidsregistrering, lovkrav, eu-regler, arbeidstid, hviletid, tidsregistrering, norsk lovgivning
Små og mellomstore bedrifter i Norge står overfor et nytt krav: Alle ansattes arbeidstid skal registreres daglig fra 1. juli 2024. Mange vurderer derfor hvordan de best kan overholde lovkravet – skal man bruke papirskjemaer, fylle ut en Excel timeplan, eller investere i et digitalt system? I dette innlegget ser vi nærmere på hvorfor digital registrering av arbeidstid ofte er den beste løsningen. Vi forklarer med et rolig og klart språk fordelene med digitale løsninger fremfor de klassiske metodene som Excel og papir, og gir dere innsikt i brukervennlighet, feilrisiko, overholdelse av lovkrav, datalagring og effektivitet. Som du kanskje har lest i vårt introduksjonsinnlegg, har arbeidstidsregistrering blitt et lovkrav, og her veileder vi deg til den smarteste måten å gripe det an på.
Mange mindre bedrifter starter med en enkel Excel timeplan eller til og med papirark for å registrere arbeidstid. Det virker umiddelbart enkelt og billig – alle kjenner jo Excel, og et stykke papir koster ingenting. Men det oppstår raskt en rekke utfordringer:
Manuell inntasting og feil: Med papir og Excel er alt avhengig av menneskelig inntasting. Det er lett å glemme å få med alle timer, taste feil eller misforstå krusete håndskrevne notater. En enkelt feil kan bety feil timetall, noe som kan skape frustrasjon for både ansatt og ledelse.
Tidkrevende administrasjon: Når dere bruker papirskjemaer eller Excel-ark, må dere manuelt samle inn og sjekke timelister. En travel regnskapsfører eller administrator må kanskje purre ansatte for manglende registreringer og deretter bruke tid på å sammenstille data. Det er ikke bare tidkrevende – det er også kjedelig rutinearbeid som tar fokus fra viktigere oppgaver.
Mangel på oversikt og dokumentasjon: Papirstabler kan bli borte eller skadet, og Excel-filer kan bli overskrevet eller glemt i e-postinnboksen. Hvis dere plutselig trenger å fremlegge dokumentasjon for ansattes arbeidstid (f.eks. ved en revisjon eller en forespørsel fra myndighetene), kan det være vanskelig å hente frem alle opplysninger raskt. Papir og enkle regneark gir heller ikke lett oversikt over mønstre i arbeidstid eller brudd på arbeidstidsregler – slikt må beregnes manuelt.
Sikkerhet og konfidensialitet: Med papir og Excel er data ikke særlig beskyttet. Fysiske timelister kan forsvinne, og et Excel-ark som deles på e-post, kan havne hos feil mottakere. I tillegg kan det være vanskelig å kontrollere hvem som har tilgang til eller kan redigere i et Excel-ark, noe som kan gå ut over dataintegriteten. Kort sagt er de tradisjonelle metodene sårbare når det gjelder sikker oppbevaring av deres data.
Selvfølgelig er papir og Excel bedre enn ingen registrering i det hele tatt. Men disse metodene lever ikke opp til moderne krav om effektivitet og pålitelighet. I takt med at virksomheten vokser – eller bare for å leve opp til de nye reglene – vil dere oppleve at manuell tidsregistrering blir en hemsko i hverdagen.
En digital tidsregistreringsløsning (f.eks. en brukervennlig tidsregistrering app) eliminerer mange av problemene som papir og Excel gir. Her er noen av de viktigste fordelene ved å gå digitalt:
Høy brukervennlighet: Digitale systemer er designet for å gjøre det så enkelt som mulig for de ansatte å registrere tiden sin. Vanligvis kan man registrere timer via en app på mobilen eller en webportal – raskt og uten problemer. Det betyr at alle kan få det gjort underveis, uansett om de er ute i felten, på kontoret eller jobber hjemmefra. Når tidsregistrering er lett å bruke, er det større sannsynlighet for at det faktisk blir gjort korrekt og hver dag.
Automatisk logging og færre feil: Et godt digitalt system registrerer arbeidstid objektivt og presist. Noen løsninger tilbyr f.eks. start/stopp-tider, automatikk rundt pauser eller til og med geografisk basert inn- og utstempling. Fordi beregningene skjer automatisk i systemet, unngår dere tastefeil og glemte timer – systemet kan til og med sende påminnelser hvis en ansatt mangler å rapportere tiden sin for dagen.
Overholdelse av lovkrav uten problemer: Digitale løsninger hjelper dere med å få registrert den daglige arbeidstiden for hver ansatt, slik at dere automatisk oppfyller lovkravene. Data er objektive og pålitelige, så dere kan oppfylle kravet om et "objektivt, pålitelig og tilgjengelig" system. De ansatte kan som regel selv se sine registrerte timer, noe som oppfyller kravet om tilgjengelighet og gir åpenhet. Skulle myndighetene eller revisjonen deres spørre om arbeidstid, kan dere med få klikk trekke en rapport direkte fra systemet i stedet for å samle bilag manuelt.
Sikker datalagring: Med en digital løsning oppbevares alle registreringer sikkert i skyen eller på en beskyttet server. Dere slipper papirer som kan bli borte, og filer som kan korruperes. De fleste profesjonelle systemer tar løpende backup av data, så ingenting går tapt. Samtidig kan tilgangen styres per bruker, så bare relevante personer kan se eller endre i tidsdata. Det gir dere ro i sinnet at deres data om arbeidstid er forsvarlig lagret.
Effektivitet og oversikt: Når tidsregistreringen kjører digitalt, sparer dere tid på administrasjon. Dere trenger ikke lenger å taste data fra papir til datamaskin eller samle inn timesedler – alt er samlet på ett sted. Dere får automatisk oversikt over medarbeidernes timer uke for uke og måned for måned. Mange digitale systemer gir mulighet for å generere rapporter og statistikk med ett klikk, så dere enkelt kan se f.eks. overtid, fleksitid eller om noen nærmer seg grensen for maksimalt tillatt arbeidstid. Dette gjør det også lettere å håndtere lønn og fakturering, da timene er oppgjort korrekt og til rett tid.
Kort sagt får dere med et digitalt system en løsning som er enkel, sikker og effektiv – til fordel for både medarbeidere og ledelse. Dere utnytter teknologien til å slippe trivielle oppgaver og minimere risikoen for feil. Når dere har valgt en løsning, kan dere også vurdere å bruke moderne måter for timeregistrering som automatiserer prosessen enda mer. Hvis dere vil vite mer om hvordan dere kommer godt i gang, har vi også laget en guide med de 5 trinnene til implementering av tidsregistrering i virksomheten.
La oss oppsummere forskjellene mellom de tre metodene på de viktigste punktene:
Brukervennlighet: Papirskjemaer krever at den ansatte husker å fylle ut timelister for hånd og levere dem inn – det er tidkrevende og ikke særlig intuitivt. Excel-ark er litt bedre, da de kan fylles ut på datamaskinen, men de er fortsatt avhengige av at man åpner filen og manuelt taster inn alt. En digital løsning (f.eks. en tidsregistrering app) er derimot mest brukervennlig: ansatte kan registrere tid løpende via telefonen eller PC-en, ofte med få klikk og kanskje til og med automatikk, noe som gjør det lett å få alle med.
Feilrisiko: Med papir og blyant kan tall lett leses feil eller summeres feil, og i Excel kan én feil formel eller en tastefeil skape upresise data. Det er ingen innebygd kontroll, så en menneskelig feil kan stå ubemerket. Digitale systemer reduserer feil drastisk ved å automatisere utregninger og validere input (f.eks. unngå umulige klokkeslett). Systemet kan advare hvis noe mangler eller ser feil ut, så feil fanges og rettes med det samme.
Overholdelse av lovkrav: Det nye lovkravet krever en pålitelig registrering av arbeidstid. Papir og Excel oppfyller i prinsippet kravet om å registrere timer, men de gjør det vanskeligere å sikre konsekvent og troverdig registrering hver dag. I tillegg kan det være tungvint å gi hver ansatt enkel tilgang til sine egne registreringer med disse metodene. Et digitalt system er bygget for å oppfylle lovens krav: hver registrering tidsstemples objektivt, data kan ikke bare endres uten spor, og ansatte kan logge inn og se sine egne timer. Dere står derfor langt sterkere med tanke på dokumentasjon og tilsyn.
Datalagring og sikkerhet: Papir må oppbevares fysisk (med risiko for brann, vannskade eller rot i arkivene), og Excel-filer må dere selv sørge for å lagre sikkert (husk backup!). Ingen av delene er særlig sikre i lengden. Digitale løsninger lagrer alt sentralt og kryptert. Dere har alltid en sikker kopi av historikken, og dere trenger ikke bekymre dere for om en mappe forsvinner fra hyllen eller en fil blir borte på datamaskinen. Data er typisk bedre beskyttet mot både uhell og uautorisert tilgang i et profesjonelt system.
Effektivitet i hverdagen: Med manuelle løsninger sløser dere bort tid på å samle inn, taste inn og etterkontrollere. Excel kan hjelpe litt med automatisk summering av tall, men krever fortsatt masse manuelle trinn og koordinering. Et digitalt tidsregistreringssystem sparer dere for all den unødvendige administrasjonen. Leder eller HR kan hente ut informasjonen de trenger, når de trenger den, uten først å måtte samle brikkene. Det frigjør tid som dere kan bruke på mer verdiskapende arbeid i bedriften.
Som det sees, vinner den digitale løsningen på alle fronter når det gjelder tidsregistrering. For medarbeiderne blir registreringen enklere og mer grettfram, og for bedriften blir data mer pålitelige og tilgjengelige.
Papir og Excel kan nok løse oppgaven i sin enkleste form, men de kan ikke måle seg med et digitalt system når kravene til nøyaktighet, sikkerhet og effektivitet tas i betraktning. Med en digital løsning får dere en fremtidssikret måte å håndtere arbeidstidsregistrering på, som både sparer tid og gir ro i sjelen.
Er dere klare til å prøve digital tidsregistrering i praksis? Dere kan opprette dere gratis på EasyHours.no og se hvor enkelt det er å komme i gang. EasyHours er et enkelt digitalt system for arbeidstidsregistrering som er skreddersydd for mindre bedrifter. Prøv EasyHours gratis i 30 dager og opplev fordelene med en moderne løsning – deres medarbeidere (og deres fremtidige selv) vil takke dere for det.